Note de frais : modèle et points à vérifier

La note de frais permet à une association de rembourser les dépenses engagées par un bénévole, un dirigeant ou un salarié pour les besoins de l’activité associative.
Elle permet de formaliser les frais engagés et de conserver les justificatifs nécessaires.

💡 À retenir
Les frais remboursés doivent être réels, justifiés et engagés dans l’intérêt de l’association.

À quoi sert cet outil ?

Un modèle de note de frais aide l’association à organiser les remboursements de manière claire et traçable.
Il permet notamment d’indiquer :

• la personne concernée ;
• la date de la dépense ;
• l’objet de la dépense ;
• le montant payé ;
• le mode de paiement ;
• les justificatifs associés ;
• le montant à rembourser.
  La note de frais peut concerner, par exemple, des frais de déplacement, de repas, de péage, de stationnement, d’achat de matériel ou de fournitures nécessaires à l’activité associative.

🤝 Comment utiliser cet outil en accompagnement ?

En accompagnement, le modèle de note de frais permet d’aider l’association à sécuriser ses remboursements.
L’accompagnement peut aider l’association à :

• définir les types de frais remboursables ;
• préciser les justificatifs à fournir ;
• fixer des plafonds ou des règles internes ;
• organiser la validation des notes de frais ;
• distinguer remboursement de frais et rémunération ;
• sensibiliser aux risques du remboursement forfaitaire ;
• prévoir les règles dans le règlement intérieur ou une décision interne.
  Il est recommandé que l’association adopte des règles simples, connues des bénévoles et appliquées de manière identique.

⚠️ Points de vigilance à vérifier avec l’association

Avant de rembourser une note de frais, il est utile de vérifier :

• si la dépense est bien liée à l’activité de l’association ;
• si elle est justifiée par une facture, un reçu ou un autre document probant ;
• si le montant est cohérent avec les règles internes ;
• si la dépense a été validée par une personne habilitée ;
• si les frais kilométriques sont calculés selon une méthode claire ;
• si les justificatifs sont conservés par l’association ;
• si le remboursement ne peut pas être assimilé à une rémunération.
  En l’absence de justificatifs suffisants, un remboursement peut être contesté ou requalifié.
  Il faut aussi distinguer le remboursement de frais de l’abandon de frais. Lorsqu’un bénévole renonce au remboursement de frais engagés pour l’association, cela peut, sous conditions, être considéré comme un don ouvrant droit à un reçu fiscal. L’association doit alors conserver les justificatifs des frais et la déclaration de renonciation du bénévole.

✅ Bon à savoir
Les règles de remboursement peuvent être intégrées dans le règlement intérieur ou formalisées dans une décision du bureau ou du conseil d’administration.

Télécharger / liens utiles

• Modèle de remboursement de frais — Associathèque
• Remboursement des frais des bénévoles — Associathèque
• Frais engagés par les bénévoles — Associations.gouv.fr
• Frais engagés par les bénévoles d’une association : quelle fiscalité ? — Service-Public.fr

✅ Bon à savoir
Ces ressources sont des supports d’aide à la gestion des frais. Elles doivent être adaptées au fonctionnement de l’association, à ses règles internes et à sa situation fiscale.

Pour aller plus loin : se faire accompagner

Un accompagnement permet d’éviter les erreurs et de choisir la bonne démarche selon votre situation.
N’hésitez pas à contacter un acteur du réseau Guid’Asso près de chez vous :
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Mis à jour le : 30/06/2026