Comment utiliser un modèle de note de frais pour accompagner une association ?
Comment utiliser un modèle de note de frais pour accompagner une association ?
Le remboursement des frais permet aux bénévoles de ne pas s’appauvrir dans le cadre de leur engagement. Un modèle de note de frais est un outil utile pour structurer et sécuriser ces remboursements.
À quoi sert une note de frais ?
- Formaliser les dépenses engagées par les bénévoles
- Justifier les remboursements auprès de l’association
- Assurer une gestion claire et traçable
Les frais doivent être réels, justifiés et engagés pour les besoins de l’activité associative.
Quelles règles rappeler lors de l’accompagnement ?
- Les dépenses doivent être justifiées (factures, reçus…)
- La note de frais doit préciser l’objet, le montant et la date
- L’association doit conserver les justificatifs pendant 4 ans
- Les remboursements ne sont pas considérés comme des revenus
En l’absence de justificatifs, les remboursements peuvent être requalifiés en salaires avec des conséquences financières.
Comment utiliser cet outil en accompagnement ?
- Proposer un modèle de note de frais à l’association
- Définir des règles internes (types de frais, plafonds, modalités)
- Sensibiliser aux risques du remboursement forfaitaire
- S’appuyer sur le barème fiscal pour les frais kilométriques
Il est recommandé d’intégrer les règles de remboursement dans le règlement intérieur de l’association.
Se faire accompagner
Un accompagnement permet d’éviter les erreurs et de choisir la bonne démarche selon votre situation.
N’hésitez pas à contacter un acteur du réseau Guid’Asso près de chez vous :
👉 https://guidassopaca.fr/guidasso-en-region-paca/alpes-maritimes-2/
Outil recommandé
Source : https://www.associatheque.fr/fr/remboursement-frais-benevoles
Mis à jour le : 26/03/2026
Merci !